Gründungscheckliste

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Gründen einer Spezialitätskaffee-Rösterei. Von der Marktforschung bis zur Risikoabschätzung – alle wichtigen Aspekte klar zusammengefasst.

PHASE I: KONZEPTION UND RECHERCHE (001-100)

1.1. Wettbewerbsanalyse (Inland/Österreich)
0. Damit muss begonnen werden, um spätere Schritte auszuführen.
1.Preisbeobachtung: Durchschnittspreis für 250g Packungen berechnen.
2. Preisbeobachtung: Durchschnittspreis für 1kg Packungen berechnen.
3. Analyse der Versandkosten bei Mitbewerbern (Post/DPD/GLS).
4. Analyse der Schwellenwerte für kostenlosen Versand.
5. Analyse des Verpackungsdesigns (Minimalistisch vs. Bunt).
6. UX-Test der Webshops (Benutzererfahrung).
7. Messung der Social-Media-Aktivitäten der Wettbewerber.
1.2. Internationale Trends
11. Analyse skandinavischer Röststile (Nordic Roast).
12. Analyse des deutschen/schweizerischen Marktes.
13. US-Trends beobachten (Cold Brew, RTD).
14. Verpackungstrends am asiatischen Markt (Japan/Korea).
15. Nachhaltigkeitstrends (CO2-Neutralität).
16. Direct Trade Modelle studieren.
17. Neue Kaffeeverarbeitungsmethoden (Anaerob, Co-Ferment) kennenlernen.
18. Analyse von Kaffee-Abo-Modellen (Subscription).
19. Analyse des Wachstums im Kapselmarkt.
20. Untersuchung der Daseinsberechtigung von Instant Specialty Coffee.
1.3. Zielgruppendefinition (Persona)
21. Profil des "Home Barista" ausarbeiten.
22. Profil des "Büro-Kaffeetrinkers" ausarbeiten.
23. Profil des "Traditionellen Kaffeehausbesitzers" (Wiener Kaffeehaus).
24. Profil des "Third Wave Café"-Besitzers.
25. Demografische Daten schätzen (Alter, Geschlecht, Wohnort).
26. Einkommenssituation schätzen (Preissensibilität).
27. Einkaufsgewohnheiten (Online vs. Offline) kartieren.
29. Schätzung der Marktgröße (TAM/SAM/SOM).
30. Fokusgruppen-Interviews im Freundeskreis organisieren.
1.4. Produktstrategie
31. Verhältnis von Blends (Mischungen) im Portfolio bestimmen.
32. Verhältnis von Single Origin (Lagenkaffee) bestimmen.
33. Trennung von Espresso- vs. Filterröstung.
34. Entscheidung für Omni-Roast (Universalröstung).
35. Beschaffung von entkoffeiniertem Kaffee (Swiss Water/Sugarcane).
36. Verwendung von Robusta (Ja/Nein, wenn ja: Fine Robusta?).
37. Herstellung/Lohnherstellung von Kaffeepads (ESE).
38. Herstellung/Lohnherstellung von Kapseln (Nespresso-kompatibel).
39. Herstellung von Drip Bags.
40. Aufnahme von Zubehör (Tassen, Equipment) ins Sortiment.
1.5. Markenidentität (Branding Core)
41. Brainstorming für Markennamen (min. 50 Ideen).
42. Namensfilterung (Aussprechbarkeit, Kürze).
43. Prüfung beim Österreichischen Patentamt (Markenregister).
44. EUIPO (Unionsmarke) Prüfung.
45. Domain (.at, .com, .eu) Verfügbarkeit prüfen.
46. Social Handle (@name) Verfügbarkeit prüfen.
47. Markenwerte definieren (z.B. Transparenz, Qualität).
48. Markenpersönlichkeit beschreiben (seriös, verspielt, rebellisch?).
49. Slogan auf Deutsch entwickeln.
50. Slogan auf Englisch entwickeln (für Export).
1.6. Visuelles Erscheinungsbild
51. Logotyp auswählen (Icon, Typografie, Emblem).
52. Grafiker auswählen / Briefing schreiben.
53. Begutachtung der ersten Logo-Entwürfe.
54. Farbpalette (Color Codes) festlegen.
55. Schriftarten (Haupt- und Nebenfont) auswählen.
56. Grafikstil der Verpackung bestimmen.
57. Webdesign-Stil (Moodboard) zusammenstellen.
58. Fotografie-Stilrichtlinien (Guidelines) festlegen.
59. Icon-Set entwerfen.
60. Corporate Design Handbuch (Brand Book) erstellen.
1.7. Finanzplanung (CAPEX - Investition)
61. Mietkaution und Maklerprovision.
62. Renovierungskosten (Material + Arbeitslohn).
63. Preis der Röstmaschine + Transport + Zoll.
64. Preis für Zusatzgeräte (Mühle, Schweißgerät).
65. Preis für Laborausrüstung.
66. Preis für Möbel und Einrichtung.
67. Gebühren für Genehmigungsverfahren (Betriebsanlagengenehmigung).
68. Anwalts- und Gründungskosten (Notar).
69. Startkosten Marketing (Webshop, Design).
70. Sicherheitsreserve (Contingency) +15%.
1.8. Finanzplanung (OPEX - Betrieb)
71. Planung der monatlichen Miete.
72. Schätzung der Betriebskosten (Strom, Gas, Wasser, Internet).
73. Steuerberaterhonorar.
74. Personalkosten (Brutto + Lohnnebenkosten ca. 30%).
75. Stückkosten Verpackungsmaterial.
76. Versandkosten (Logistik).
77. Monatliches Marketingbudget (Ads).
78. Wartungspauschale.
79. ARA / Entsorgungskosten (Verpackungslizenzierung).
80. Bankgebühren.
1.9. Preisgestaltung und Rentabilität
81. Kalkulation Rohkaffee-Einkaufspreis (USD/EUR -> EUR).
82. Einbrandverlust (15-20%) in den Preis einrechnen.
83. Verpackungskosten addieren.
84. Gemeinkosten auf 1 kg Kaffee umlegen.
85. Arbeitslohn auf 1 kg Kaffee umlegen.
86. Gewünschte Gewinnspanne (Marge) festlegen.
87. Großhandels-Preisliste (B2B) erstellen.
88. Einzelhandels-Preisliste (B2C) erstellen.
89. Umsatzsteuersatz prüfen (10% für Kaffee, 20% für Zubehör/Versand).
90. Break-Even-Point ( kg/Monat ) berechnen.
1.10. Risikomanagement
91. Währungsrisiko (EUR/USD Schwankung) modellieren.
92. Rohstoffmangel (Lieferverzögerung) Plan.
93. Plan bei Maschinenausfall (Service-Hintergrund).
94. Auswirkung steigender Energiepreise.
95. Auswirkung von Preissenkungen der Konkurrenz.
96. Umgang mit zahlungsunfähigen Kunden.
97. Risiko behördlicher Strafen (Lebensmittelaufsicht/Arbeitsinspektorat).
98. Verlust von Schlüsselarbeitskräften.
99. Auswirkung von Pandemien / Lockdowns.
100. Exit-Strategie (Verkaufs- oder Schließungsplan).

II. PHASE: RECHTLICHE UND BEHÖRDLICHE ANGELEGENHEITEN (101-200)

2.1. Firmengründung
101. Rechtsanwalt/Notar beauftragen (bei GmbH).
102. Firmennamen prüfen/reservieren.
103. Gesellschaftsvertrag unterzeichnen (bei GmbH).
104. Grundbuchauszug (Eigentum) oder Mietvertrag für Firmensitz.
105. Geschäftsführererklärung unterzeichnen.
106. Stammkapital einzahlen (bei GmbH min. 10.000€ sofort).
107. Eintragung ins Firmenbuch.
108. Musterzeichnung beim Notar/Bezirksgericht.
109. Steuernummer erhalten.
110. Anmeldung bei Statistik Austria.
2.2. Bank und Finanzamt
111. Euro-Geschäftskonto eröffnen.
112. Fremdwährungskonto (USD) eröffnen.
113. Bankkarten beantragen.
114. Electronic Banking (ELBA/George Business) einrichten.
115. Vertrag mit Steuerberater abschließen.
116. Anmeldung beim Finanzamt (via FinanzOnline).
117. UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) beantragen.
118. Anmeldung zur Kommunalsteuer (bei Gemeinde/Stadt).
119. USP (Unternehmensserviceportal) Zugang finalisieren.
120. Registrierkasse (RKSV) anmelden, falls Barverkauf geplant.
2.3. Kammer und Zoll
121. Wirtschaftskammer (WKO) Mitgliedschaft (automatisch mit Gewerbeanmeldung).
122. Kammerumlage prüfen.
123. EORI-Nummer beantragen (Zoll).
124. EORI-Nummer prüfen (für EU-Importe relevant).
125. Zolltarifnummern (0901) klären.
126. Einfuhrumsatzsteuer-Regeln mit Steuerberater klären.
127. Intrastat-Meldepflicht prüfen.
128. Verbrauchssteuerregelungen prüfen (Kaffeesteuer gibt es in AT nicht, aber in DE relevant für Export).
129. Ursprungszeugnisse verwalten.
130. TARIC-System (Zoll) kennenlernen.
2.4. Lebensmittelsicherheit (Lebensmittelaufsicht / AGES)
131. Zugang zum VIS (Verbrauchergesundheitsinformationssystem) falls nötig.
132. Gewerbeanmeldung bei der Behörde (Magistrat/BH).
133. Betriebsstättenerfassung.
134. Ggf. Zulassung, falls Tierprodukte verarbeitet werden (Milch).
135. HACCP-Berater auswählen.
136. HACCP-Audit vor Ort.
137. HACCP-Konzept übernehmen.
138. Produktdatenblätter erstellen.
139. Rezepturen/Allergenkennzeichnung dokumentieren.
140. Rückverfolgbarkeitssystem (Traceability) genehmigen.
2.5. Umweltschutz
141. Registrierung im EDM-Portal (Elektronisches Datenmanagement Umwelt).
142. GLN (Global Location Number) zuweisen.
143. Emissionserklärung (§ 74 GewO Betriebsanlage).
144. Nachbarschaftsrechte bei Betriebsanlagengenehmigung beachten.
145. Lärmschutzgutachten (falls im Wohngebiet erforderlich).
146. Wasserrechtliche Bewilligung (falls Fettabscheider nötig).
147. Müllabfuhrvertrag (Restmüll) mit Gemeinde/MA48.
148. Vertrag für gefährliche Abfälle (Reinigungschemikalien).
149. ARA / Reclay Registrierung (Verpackungsverordnung).
150. Verpackungskategorien im ARA-System einstellen.
2.6. Arbeitsschutz und Brandschutz
151. Arbeitsevaluierung (Sicherheitsfachkraft) beauftragen.
152. Evaluierung chemischer Arbeitsstoffe.
153. Sicherheitsdatenblätter für Reinigungsmittel hinterlegen.
154. Brandschutzordnung erstellen.
155. Alarmplan erstellen.
156. Anzahl der Feuerlöscher bestimmen (TRVB).
157. Überprüfung der Feuerlöscher (Plakette).
158. Fluchtwegschilder anbringen.
159. Erste-Hilfe-Kasten (Typ 1/2 nach ÖNORM) bereitstellen.
160. Unterweisungsbuch für Mitarbeiter anlegen.
2.7. Haustechnische Genehmigungen
161. Gasbefund/Gasplan erstellen lassen.
162. Abnahme durch Netzbetreiber (Wiener Netze o.ä.).
163. Rauchfangkehrerbefund (Vorbefund).
164. Rauchfangkehrerbefund (Endbeschau).
165. Elektrobefund (E-Attest).
166. Blitzschutzprotokoll.
167. Potentialausgleichsprotokoll.
168. Gas-Sicherheitsüberprüfung (GK71/G10).
169. Zustimmung Wasserwerke (für Fettabscheider).
170. Zustimmung Kanalisation.
2.8. Arbeitsrecht
171. Dienstzettel/Arbeitsverträge mit Anwalt erstellen (Kollektivvertrag beachten!).
172. Stellenbeschreibungen erstellen.
173. Aushangpflichtige Gesetze bereitstellen.
174. Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.
175. Lohnverrechnung einrichten.
176. Arbeitsmedizinische Betreuung (Vertrag).
177. Hygieneschulungsnachweise besorgen.
178. Ggf. Röntgen/Gesundheitszeugnis (falls gefordert).
179. Urlaubsdatei führen.
180. Arbeitszeitaufzeichnungssystem (Pflicht in AT!) einführen.
2.9. Versicherungen
181. Betriebsbündelversicherung (Gebäude, Inhalt, Betriebsunterbrechung).
182. Betriebshaftpflichtversicherung.
183. Produkthaftpflichtversicherung.
184. Dienstgeberhaftpflicht.
185. Transportversicherung (Cargo).
186. Betriebsunterbrechungsversicherung (optional).
187. Rechtsschutzversicherung (optional).
188. Schlüsselkraftversicherung (Keyman).
189. Polizzen ablegen.
190. Zahlungsplan Prämien.
2.10. Sonstige Administration
191. Firmenstempel anfertigen.
192. Datensicherheitsbuch (optional).
193. Beschwerdemanagement-Richtlinie.
194. Skartierungsordnung (Aufbewahrungspflichten).
195. Inventurrichtlinie.
196. Kassenrichtlinie (Registrierkasse).
197. Kfz-Nutzungsvereinbarung.
198. DSGVO-Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
199. Datenschutz-Folgenabschätzung für Kameraüberwachung (falls vorhanden).
200. Aktenplan erstellen.

III. PHASE: IMMOBILIENWAHL UND TECHNISCHE PLANUNG (201-300)

Ziel: Einen Mietobjekt finden, wo mit geringstem Aufwand (CAPEX) die Betriebsanlagengenehmigung (§ 74 GewO) erreicht werden kann.
3.1. Technische "Due Diligence" der Immobilie
201. Kamin-Potential: Gibt es einen passenden Rauchfang oder kann einer an der Fassade/Dach errichtet werden? (Deal Breaker).
202. Stromnetz-Messung: Ist Kraftstrom vorhanden (min. 3x20A, besser 3x32A)?
203. Gasnetz-Prüfung: (Bei Gas-Röster) Ist ein Industriegaszähler vorhanden? Rohrquerschnitt ausreichend?
204. Lärm- und Geruchssimulation: Abstand zu Nachbarn? Hauptwindrichtung (wohin zieht der Rauch?). Behörde in AT ist hier sehr streng.
205. Logistik-Zugang: Passt eine Europalette (80x120cm) durch die Tür?
206. Bodentraglast: Hält der Boden punktuelle Belastung von Rohkaffee (60-70 kg/Sack ) aus?
207. Sanitäranschlüsse: Wasser/Abfluss im Produktionsbereich möglich?
208. Internet/Empfang: Wichtig für Röstsoftware und Webshop.
209. Raumhöhe: Genug Platz für den Einfülltrichter des Rösters?
210. Tageslicht: Fenster für die visuelle Kontrolle (Farbprüfung)?
3.2. Mietvertrag und rechtlicher Hintergrund
211. Nutzungszweck festlegen: Schriftliche Zustimmung des Vermieters für "Kaffee- und Teeherstellung" (ÖNACE 10.83).
212. Umbau-Erlaubnis: Schriftliche Genehmigung für Kernbohrungen (Kamin), Installationen.
213. Umwidmung/Betriebsanlage: Ist das Objekt gewerblich gewidmet? Einreichung der Betriebsanlagengenehmigung nötig? (Architekt einbinden).
214. Kündigungsschutz: Investitionsschutz-Klausel (z.B. Kündigungsverzicht 5-10 Jahre).
215. Zähler: Subzähler installieren oder Ummeldung.
216. Anmeldung: Standortmeldung bei der Gewerbebehörde.
3.3. Technisches Layout (Planung)
221. Strenge Zonentrennung:
• Schwarzbereich: Rohkaffee-Eingang, Lager (Staubzone).
• Graubereich: Röstprozess.
• Weißbereich: Verpackung und Fertigwarenlager (Hygienezone).
222. Kreuzkontamination ausschließen: Materialfluss muss "einbahnig" sein.
223. Maschinenpositionierung: Nahe am Kaminanschluss für kurze Wege.
224. Wartungsbereiche: Min. 60-80 cm Platz um die Maschine.
225. Ergonomie Packtisch: Wo stehen Waage, Schweißgerät, Kartons? (Lean).
226. Abfallwege: Spreu (Chaff) und Müll dürfen Fertigware nicht kreuzen.
227. Cupping-Ecke: Tisch bei Tageslicht, Wasserkocher, Spucknapf-Entleerung.
3.4. Fachplanungen (Für Genehmigung)
231. HACCP-Flussdiagramm: Beschreibung für die Lebensmittelaufsicht.
232. Rauchfangkehrer-Befund: Vorbefund über Eignung (Querschnittsberechnung).
233. Brandschutzkonzept: Brandlastberechnung.
234. Gasplan: (Bei Gasgerät) Erstellung durch konzessionierten Installateur.
235. Technische Beschreibung der Betriebsanlage: Für die Einreichung bei der BH/Magistrat (Lärm, Staub, Abläufe).

IV. PHASE: AUSBAU UND MASCHINENINSTALLATION (301-400)

Fokus: Lebensmittelrechtliche Konformität und fachgerechter Anschluss.
4.1. Hygienische Vorbereitung des Raumes (Fit-out)
301. Abbruch und Reinigung: Alte Gegenstände entfernen.
303. Malerei (Abwaschbarer Sockel): Bis min. 2m Höhe abwaschbare Farbe (Latex) oder Fliesen. Darüber staubbindender Anstrich.
304. Bodenbeschichtung:
• Option B: Industrie-PVC (verschweißt).
305. Hohlkehlen: Übergang Boden/Wand abrunden (leichte Reinigung).
306. Insektenschutz: Gitter vor allen zu öffnenden Fenstern (Pflicht!).
307. Türspaltabdichtung: Bürstendichtung (gegen Nagetiere).
4.2. Installation und Sanitär
311. Handwaschbecken: Mit Knie- oder Sensorbedienung (Hygienepflicht). Handwasch-Piktogramm.
312. Spülbecken: Doppelspülbecken (Edelstahl) + Abtropffläche.
313. Fettabscheider (optional): Falls Kanalisation/Behörde es wegen Kaffeeölen vorschreibt.
314. Wasserfiltersystem: BWT/Brita für Kaffeemaschine/Labor.
315. Lüftungstechnik: Abluftventilator für Raumwärme, Zuluftöffnung (Nachströmung) sicherstellen.
4.3. Elektroinstallation
321. Verteilerkasten: FI-Schutzschalter prüfen/nachrüsten.
322. Maschinenanschluss:
• Elektrisch: 5-polige CEE-Dose (400V) direkt am Platz.
• Gas: 230V Schuko für Steuerung/Trommel.
323. Beleuchtung: Staub- und feuchtraumgeschützte (IP65) LED-Wannenleuchten.
324. Farbechte Beleuchtung: Hoher CRI-Wert über dem Packtisch.
325. Not-Aus: Zentraler Hauptschalter gut sichtbar.
4.4. Kaminanlage (Der kritische Punkt)
331. Material: Edelstahl, doppelwandig isoliert. Kein Alu-Flexrohr!
332. Reinigungsöffnung: Putztürchen am Übergang Maschine/Kamin.
333. Kondensatablauf: Kondensatschale mit Ablauf am Kaminfuß.
334. Montage: Befestigung mit Schellen (Brandschutzabstand beachten).
335. Dachdurchführung: Spenglerarbeiten zur Abdichtung.
336. Regenhut: Ausführung, die den Rauch nicht staut (Jet Cap).
4.5. Möblierung und Lagertechnik
341. Lagerregale: Schwerlastregale an der Wand fixieren.
342. Palettenlagerung: Bodenmarkierung für Rohkaffee.
343. Arbeitstische: Edelstahltische, nivelliert.
344. Laborpult: Platz für Espressomaschine, Mühle, Cupping.
345. Packstation: Ergonomische Anordnung.
346. Garderobe: Schwarz/Weiß-Trennung (Straßenkleidung vs. Arbeitskleidung) - Spinde.
4.6. Technische und Behördliche Abnahme
351. E-Attest: Vom Elektriker ausgestellt.
352. Gas-Abnahme: Dichtheitsprobe durch Installateur (GK71).
353. Rauchfangkehrerbefund (Endbeschau): Abnahme des Kamins.
354. Feuerlöscher: 1x 6kg Pulver/Schaum + 1x 2kg CO2 (bei Technik), geprüft.
355. Erste-Hilfe-Kasten: Typ 1 bereitstellen.
356. Betriebsanlagenüberprüfung: Termin mit Gewerbebehörde (Kollaudierung).
357. Endreinigung: Baustaub komplett entfernen.

V. PHASE: TECHNOLOGIE UND MASCHINENPARK

5.1. Röstmaschinen-Beschaffung
401. Hersteller auswählen.
402. Spezifikation finalisieren (Gasart/Sensoren).
403. Bestellung und Anzahlung.
404. Produktionsverfolgung.
405. Transportorganisation.
406. Zollabfertigung (falls Nicht-EU, z.B. Türkei, USA).
5.2. Inbetriebnahme Röstmaschine
411. Maschine nivellieren und verankern.
412. Zyklon anschließen.
413. Nachbrenner anschließen (falls vorhanden).
414. Kamin anschließen.
415. Gasanschluss (flexibler Panzerschlauch).
416. Elektroanschluss.
417. Druckluftanschluss.
418. Wasseranschluss (bei Löschsystem im Röster).
419. Datenkabel anschließen.
420. Probebetrieb (kalt).
5.3. Zusatzgeräte
421. Entsteiner (Destoner) installieren.
422. Rohkaffee-Förderer (Loader) installieren (optional).
423. Industriemühle in Betrieb nehmen.
424. Mahlscheiben kalibrieren.
425. Kompressor in Betrieb nehmen.
426. Schweißgerät einstellen (Temperatur/Geschwindigkeit).
427. Datumstempler/Drucker einstellen.
428. Industriewaage eichen/kalibrieren.
429. Staubsaugersystem in Betrieb nehmen.
430. Hubwagen zusammenbauen.
5.4. IT und Software (Rösten)
431. Röst-Laptop beschaffen.
432. Artisan / Cropster installieren.
433. Treiber (Phidgets/Modbus) installieren.
434. Signale der Thermoelemente prüfen.
435. Gasdruck/Drehzahl-Steuerung prüfen.
436. Software-Einstellungen (Sampling Rate, Smoothing).
437. Ordnerstruktur für Profile anlegen.
438. Automatisches Cloud-Backup einrichten.
5.5. Maschinenbücher und Dokumentation
451. Bedienungsanleitungen sammeln.
452. Deutsche Beschreibungen besorgen (Arbeitsschutz!).
453. Wartungsanweisungen extrahieren.
454. Garantieerklärungen ablegen.
455. Servicekontakte speichern.
456. Ersatzteilliste (Spare Parts) erstellen.
457. Kritische Ersatzteile (Lager, Fühler) auf Lager legen.
458. Maschinentagebuch eröffnen.
459. CE-Konformitätserklärungen ablegen.
460. Schulungsunterlagen für Maschinen erstellen.
5.6. Wartungssystem
461. Tägliche Wartungsliste (Checklist) erstellen.
462. Wöchentliche Wartungsliste erstellen.
463. Monatliche Wartungsliste erstellen.
464. Jährliche Wartungsliste erstellen.
465. Schmierplan erstellen.
466. Reinigungsplan erstellen.
467. Filterwechsel planen.
468. Brennerreinigung planen.
469. Kaminüberprüfung planen (gesetzliche Fristen!).
470. Verantwortliche benennen.
5.7. Messtechnik
471. Thermoelemente kalibrieren (kochendes Wasser).
472. Waagen kalibrieren (mit Eichgewichten).
473. Gasdruckmanometer prüfen.
474. Trommeldrehzahl (RPM) prüfen.
475. Luftstrom (Airflow) messen (Anemometer).
476. Feuchtigkeitsmessgerät kalibrieren.
477. Farbmessgerät kalibrieren.
478. Zeitmesser synchronisieren.
479. Batterien der Messgeräte tauschen/laden.
480. Kalibrierprotokoll führen.
5.8. Notfallpläne (Maschine)
481. Verhalten bei Stromausfall (Trommel manuell drehen/USV).
482. Verhalten bei Gasgeruch.
483. Verhalten bei Spreubrand (Chaff fire).
484. Verhalten bei Trommelbrand (Wasserinjektion).
485. Verhalten bei Motorstopp (Kaffeenotauswurf).
486. Verhalten bei Softwareabsturz.
487. Verhalten bei Kaminbrand.
488. Not-Aus-Taster testen.
489. Löschsystem testen.
490. Notrufnummern aushängen (122/133/144).
5.9. Erste "Seasoning" Röstungen
491. Billigen/Ausschuss-Rohkaffee für Einbrennen besorgen.
492. Maschine vorheizen (Pre-heat).
493. Ersten Batch rösten (sehr dunkel).
494. Trommel mit Kaffeeölen beschichten (Seasoning).
495. Kühlsystem testen.
496. Entsteiner testen.
497. Abgasführung prüfen (undicht?).
498. Lärmpegel prüfen.
499. Gerösteten Kaffee entsorgen (nicht genießbar).
500. Maschine abkühlen und reinigen.

VI. PHASE: ROHKAFFEE UND LOGISTIK (501-600)

6.1. Einkaufsstrategie
501. Bei Importeuren (Cafe Imports, Falcon, Nordic Approach etc.) registrieren.
502. Aktuelle Preislisten (Offer Sheets) herunterladen.
503. Erntekalender (Harvest Calendar) sichten.
504. Kaffees nach Preis/Qualität auswählen.
505. Mengenplanung (Wie viele Säcke für 3 Monate?).
506. Entscheidung "Spot" (Sofort) vs. "Forward" (Vorkontrakt).
507. Bio/Organic Zertifikatsanforderungen klären (in AT sehr wichtig!).
508. Fair Trade / Direct Trade Ansprüche klären.
509. Budget für Einkauf allozieren.
510. Kontaktaufnahme mit Händlern.
6.2. Bemusterung (Sampling)
511. Muster (300-500g) bestellen.
512. Muster empfangen und registrieren.
513. Physische Untersuchung der Muster (Green Grading).
514. Feuchtigkeit und Wasseraktivität messen.
515. Musterröstung (Sample Roasting).
516. Cupping (Verkostung) vorbereiten.
517. Verkostung und Bewertung (SCA Score Sheet).
518. Entscheidungsfindung.
519. Feedback an den Händler.
520. Ausgewählte Lots reservieren.
6.3. Bestellung und Bezahlung
521. Bestellung (Purchase Order) ausstellen.
522. Lieferbedingungen (Incoterms) fixieren.
523. Proforma-Rechnung prüfen.
524. Währungstausch durchführen.
525. Überweisung tätigen.
526. Zahlungsbestätigung senden.
527. Rechnung (Invoice) verbuchen.
528. Transportdokumente (Bill of Lading / CMR) prüfen.
529. ICO-Nummern prüfen.
530. Transportversicherung abschließen.
6.4. Logistik (Eingehend)
531. Spedition beauftragen (falls nicht vom Verkäufer erledigt).
532. Transportverfolgung sicherstellen.
533. Zollabfertigung vorbereiten (bei Nicht-EU Import).
534. Ankunftszeit (ETA) abstimmen.
535. Entladung vorbereiten (Platz, Personal, Hubwagen).
536. Warenübernahme: Plombe prüfen (bei Container).
537. Warenübernahme: Zustand der Säcke (Beschädigung, Nässe).
538. Warenübernahme: Mengenkontrolle.
539. Warenübernahme: CMR unterzeichnen (ggf. mit Vorbehalt).
540. Einlagerung.
6.5. Lagerbestandsmanagement
541. Säcke auf Paletten lagern (Abstand zu Wand/Boden!).
542. Lot-Nummern im System erfassen.
543. Qualitätskontrolle bei Eingang (Feuchtemessung).
544. Lagerkarten anlegen.
545. FIFO-Prinzip (First In, First Out) anwenden.
546. Temperatur und Luftfeuchtigkeit protokollieren.
547. Lagerwert berechnen.
548. Ausschuss behandeln.
549. Inventurordnung etablieren.
550. Meldebestände (Minimum Stock) einstellen.
6.6. Verpackungsmaterial-Logistik
551. Beutel bestellen.
552. Kartons bestellen.
553. Etiketten bestellen.
554. Klebebänder bestellen.
555. Verpackungsmaterial übernehmen.
556. Konformitätserklärungen ablegen (Lebensmittelechtheit).
557. Saubere Lagerung der Verpackungen.
558. Bestandsüberwachung.
559. ARA/Verpackungslizenz Daten vorbereiten.
560. Ausschuss Verpackung behandeln.
6.7. Fertigwarenlogistik (Ausgehend)
561. Vertrag mit Paketdienst (Post.at / DPD / GLS).
562. Labeldrucker-Integration.
563. Packstation ausrüsten.
564. Füllmaterial bevorraten.
565. Verpackungsprotokoll (Kleben, Label).
566. Abholzeitfenster mit Kurier abstimmen.
567. Paketverfolgung (Tracking) einrichten.
568. Retourenmanagement (Reverse Logistics).
569. Reklamation beschädigter Pakete beim Dienstleister.
570. Zustellstatistiken überwachen.
6.8. Zoll- und Steueradministration
571. Zolltarifnummern prüfen.
572. Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) Erklärung/Zahlung.
573. Intrastat-Meldung (ab Schwellenwert).
574. Ursprungsnachweise aufbewahren.
575. Ggf. Verbrauchssteuern (relevant bei Export nach DE).
576. Vorbereitung auf Zollprüfung.
577. Dokumentenaufbewahrung (7 Jahre gem. BAO).
578. EORI-Nummer Pflege.
579. Gültigkeit EORI prüfen.
580. Konsultation mit Zollberater.
6.9. Nachhaltigkeit in der Logistik
581. Recycelbare Verpackung wählen.
582. CO2-neutrale Versandoptionen (Post.at CO2-neutral).
583. Jutesäcke upcyceln (Gartenbau, Deko).
584. Spreu (Silberhäutchen) kompostieren.
585. Papierlose Administration (e-Rechnung).
586. Lokale Lieferanten bevorzugen (Kartons aus AT).
587. Palettentauschsystem nutzen.
588. Energieeffiziente Lagerbeleuchtung.
589. Mülltrennung im Lager.
6.10. Risikomanagement (Supply Chain)
591. Sicherheitsbestand (Buffer Stock) halten.
592. Alternative Lieferanten suchen.
593. Alternativer Paketdienst (Plan B).
594. Preisfixierung (Hedging) prüfen.
595. Qualitätsreklamationsprozess beim Lieferanten.
596. Transportschäden dokumentieren.
597. Lagerversicherung überprüfen.
598. Alterung des Rohkaffees (Fading) überwachen.
599. Schädlingsbefall (Motten, Käfer) sofort behandeln.
600. Laufende Analyse der Logistikkosten.

VII. PHASE: LEBENSMITTELSICHERHEIT UND LABOR (601-700)

7.1. HACCP-System Aktivierung
601. HACCP-Handbuch finalisieren.
602. Flussdiagramme aushängen.
603. CCP (Kritische Kontrollpunkte) an Maschinen kennzeichnen.
604. Mitarbeiterschulung durchführen.
605. Schulungsnachweis unterzeichnen.
606. Protokolle (Reinigung, Temperatur) drucken/vorbereiten.
607. In tägliche Routine integrieren.
608. Internes Audit (Selbstkontrolle).
609. Mängelbehebung.
610. Datum für Systemüberprüfung festlegen.
7.2. Labor-Ausstattung
611. Labortisch organisieren.
612. Waagen einstellen.
613. Probenmühle einstellen.
614. Wasserfilterpatrone in Betrieb nehmen.
615. Cupping-Equipment spülen.
616. Farbmessgerät kalibrieren.
617. Feuchtigkeitsmesser einstellen.
618. TDS-Meter (Refraktometer) einstellen.
619. Espressomaschine in Betrieb nehmen.
620. Laborbeleuchtung prüfen.
7.3. Qualitätskontrolle: Rohkaffee
621. Eingehende Lots bemustern.
622. Physische Defekte zählen (SCA Green Grading).
623. Bohnengröße (Screen Size) mit Sieben prüfen.
624. Feuchtigkeitsgehalt messen.
625. Wasseraktivität messen.
626. Dichte messen.
627. Geruchsprüfung (Fremdgeruch?).
628. Farbprüfung (Ausgebleicht?).
629. Daten in Software (Cropster) erfassen.
630. Reklamation bei Abweichung von Spezifikation.
7.4. Qualitätskontrolle: Röstung
631. Profilkurve prüfen (entspricht Referenz?).
632. Einbrandverlust berechnen.
633. Farbmessung (Agtron/Colortrack) ganze Bohne.
634. Farbmessung gemahlen.
635. Röstfehler (Scorching, Tipping) visuell prüfen.
636. Quakers (unreife Bohnen) aussortieren.
637. Entsteinung prüfen.
638. Batch-Konsistenz prüfen.
639. Daten erfassen.
640. Ausschuss separieren.
Entgasung nach dem Rösten (Degassing): Wo wird der Kaffee vor dem Verpacken gelagert? (Platzbedarf für Wannen/Silos).
7.5. Qualitätskontrolle: Sensorik (Cupping)
641. Proben vorbereiten (nach Ruhezeit).
642. Mahlen, Riechen (Dry Aroma).
643. Aufgießen, Brechen, Schlürfen.
644. Bewertung auf SCA Bogen.
645. Geschmacksfehler suchen (muffig, rauchig, verbrannt).
646. Körper, Säure, Süße bewerten.
647. Nachgeschmack bewerten.
648. Ergebnisse mit früheren Batches vergleichen.
649. Entscheidung: Freigabe zur Verpackung / Sperre.
650. Verkostungsprotokoll archivieren.
7.6. Qualitätskontrolle: Verpackung
651. Schweißnaht-Dichtheit prüfen.
652. Ventilfunktion prüfen.
653. Lesbarkeit des Datumsdrucks (MHD) prüfen.
654. Gewichtskontrolle (Nettofüllmenge - Fertigpackungsverordnung).
655. Korrekter Sitz der Etiketten.
656. Vorhandensein der Chargennummer (Lot).
657. Restsauerstoff messen (falls Gerät vorhanden).
658. Unversehrtheit der Verpackung.
659. Umkartonierung prüfen.
660. Einlagerung prüfen.
7.7. Schädlingsbekämpfung (Monitoring)
671. Köderplan/Fallenplan prüfen.
672. Nagerfallen kontrollieren (wöchentlich).
673. Insektenfallen kontrollieren.
674. Mottenfallen (Pheromon) aufstellen.
675. Dichtheit der Gebäudehülle prüfen.
677. Besuch durch Schädlingsbekämpfer (quartalsweise).
678. Giftfreie Zone in der Produktion einhalten.
679. Sichtungen dokumentieren.
7.8. Rückverfolgbarkeit (Traceability)
681. Rohkaffee Lot ID -> Röst-Batch ID verknüpfen.
682. Röst-Batch ID -> Verpacktes Produkt ID verknüpfen.
683. Kundenrechnung -> Produkt ID verknüpfen.
684. Rückruftest (Recall Test) jährlich durchführen.
685. Mengenbilanz (Eingang vs. Ausgang) erstellen.
686. Rückverfolgbarkeit von Ausschuss.
689. Vorbereitung auf Kontrolle durch Lebensmittelpolizei.
690. Echtheit der Kundeninfos (Farm-Daten) prüfen.
7.9. Wasseraufbereitung (Labor & Betrieb)
691. Leitungswasser analysieren lassen.
692. Wasserfilter warten/tauschen.
693. Laborwasser-Rezeptur prüfen.
694. Härtegrad messen.
695. pH-Wert messen.
696. Alkalinität messen.
697. Desinfektion des Wassersystems.

VIII. PHASE: BRANDING UND MARKETING (701-800)

8.1. Branding Finalisierung
701. Finale Logodateien übernehmen (Vektor).
702. Design-Manual übernehmen.
703. Briefpapier, E-Mail-Signatur entwerfen.
704. Visitenkarten drucken.
705. Firmenschild, Autobeschriftung produzieren.
706. Arbeitskleidung (Shirts, Schürzen) besticken/bedrucken.
707. Merchandise (Tassen, Beutel) entwerfen.
708. Markenstrategie dokumentieren.
709. Tone of Voice (Kommunikationsstil) festlegen.
710. Interne Markenschulung für das Team.
8.2. Verpackungsdesign
711. Beutelgrafik finalisieren.
712. Etikettengrafik finalisieren.
713. Pflichtangaben prüfen (Lebensmittelkennzeichnungsverordnung).
714. Barcodes (EAN) platzieren.
715. Probedruck freigeben.
716. Materialqualität prüfen.
717. Kartongrafik entwerfen.
718. Klebebandgrafik entwerfen.
719. Beileger/Dankeskarten entwerfen.
720. Brühguide-Karten entwerfen.
8.3. Webseite und Content
741. Webseitentexte schreiben (Copywriting).
742. SEO Keyword-Recherche.
743. Meta-Descriptions schreiben.
744. Blogartikel schreiben (min. 3 Startartikel).
745. FAQ-Bereich schreiben.
746. "Über uns"-Seite schreiben (Storytelling).
747. Produktbeschreibungen hochladen.
748. Impressum und AGB hochladen.
749. Kontaktformular testen.
750. Geschwindigkeitsoptimierung (Bilder komprimieren).

IX. PHASE: WEBSHOP UND IT (801-900)

9.1. Zahlung und Versand (WEBSHOP Setup)
821. Zahlungsdienstleister Vertrag (Stripe / EPS / Klarna / Kreditkarte).
822. Zahlungsmodul installieren und testen.
823. Nachnahme-Option einrichten (in AT noch relevant?).
824. Versandzonen (Österreich / EU / DACH) einrichten.
825. Versandkosten einrichten.
826. Schwelle für versandkostenfreie Lieferung einstellen.
827. Versanddienstleister (Post.at / DPD) Integration.
828. Abholstationen-Karte einbinden.
829. Persönliche Abholung (Click & Collect) einstellen.
830. Versand-E-Mail-Benachrichtigungen einstellen.
9.2. Rechnungsstellung Integration
831. Rechnungsprogramm (z.B. SevDesk, BMD, ProSaldo) Account erstellen.
832. API-Verbindung zum Webshop.
833. Automatische Rechnungserstellung einrichten.
834. E-Mail-Versand der Rechnung einrichten.
835. RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) Konformität prüfen.
836. Umsatzsteuersätze synchronisieren (10%/20%).
837. Zahlungsarten synchronisieren.
838. Stornorechnung testen.
839. Vorkasse/Proforma einstellen.
840. Steuerberater-Zugang einrichten.
9.3. Rechtliche Compliance (IT)
841. AGB-Checkbox im Checkout.
842. Datenschutzerklärung-Checkbox im Checkout.
843. Cookie-Banner (DSGVO-konform) einrichten.
844. Button-Beschriftung "Zahlungspflichtig bestellen" (Pflicht!).
845. Impressumspflicht (Link gut sichtbar).
847. Muster-Widerrufsformular zum Download.
848. Grundpreisauszeichnung (€/kg) anzeigen.
849. Datenschutzbeauftragten (falls nötig) benennen.
850. Hosting-Provider Daten im Verarbeitungsverzeichnis.
9.4. Analytik und Messung
851. Google Analytics 4 (GA4) / Matomo einbinden.
852. E-Commerce-Tracking einrichten.
853. Google Search Console verknüpfen.
854. Facebook/Meta Pixel Events testen.
855. Hotjar (Heatmap) einbinden (optional).
856. Conversion-Tracking testen.
857. UTM-Parameter Regeln festlegen.
858. Dashboard einrichten.
859. Ziele (Goals) definieren.
860. Filter (eigene IP ausschließen) setzen.
9.5. Automatisierung
861. Bestellbestätigungs-E-Mail.
862. "Wieder verfügbar"-Benachrichtigung.
863. "Passwort vergessen"-E-Mail.
864. "Konto erstellt"-E-Mail.
865. Bewertungsaufforderung (X Tage nach Kauf - Trusted Shops o.ä.).
866. Gutscheincode-Generator.
867. Gutscheinkarten-System.
868. Chatbot oder Live Chat einrichten.
869. CRM-Synchronisation.
870. Bestandsalarm für Admin.
9.6. IT-Sicherheit
871. Starke Admin-Passwörter.
872. 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren.
873. Sicherheits-Plugin (Wordfence etc.) installieren.
874. Regelmäßige Updates einplanen.
875. Datenbank bereinigen.
876. Spam-Schutz (reCAPTCHA) auf Formularen.
877. Benutzerrechte verwalten.
878. Log-Dateien prüfen.
879. Schwachstellenscan.
880. Virenschutz auf Arbeitsplatzrechnern.
9.7. Hardware für Versand
881. Labeldrucker im Netzwerk einrichten.
882. A4-Drucker für Lieferscheine einrichten.
883. Barcodescanner in Betrieb nehmen.
884. Monitor/Tablet an der Packstation.
885. Internetverbindung im Lager.
886. Maus/Tastatur Ergonomie.
887. Kabelmanagement.
888. Reserve-Toner/Etiketten.
889. USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung).
890. Hardware-Wartung.

X. PHASE: OPERATIVER BETRIEB UND LAUNCH (901-1000)

10.1. Bestandsmanagement (Laufend)
921. Tagesverbrauch erfassen.
922. Wöchentliche Inventur (Rohkaffee).
923. Monatliche Inventur (Vollständig).
924. Nachbestellung rechtzeitig auslösen.
925. Ausschuss protokollieren.
926. FIFO einhalten.
927. Röstdatum/Alterung überwachen.
928. Differenzen untersuchen.
929. Jahresinventur (Bilanzstichtag).
930. Inventurdifferenz verbuchen.
10.2. Finanzadministration (Monatlich)
931. Eingangsrechnungen sammeln.
932. Ausgangsrechnungen prüfen.
933. Kontoauszüge herunterladen.
934. Unterlagen an Steuerberater übergeben (Monatsanfang).
935. Umsatzsteuer (UVA) zahlen/melden.
936. Löhne überweisen.
937. Lohnabgaben (ÖGK, Finanzamt, Gemeinde) überweisen.
938. GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) analysieren.
939. Cash-Flow prüfen.
940. Kostenoptimierung.
10.3. Kundenservice
941. E-Mails beantworten (binnen 24h).
942. Telefon-Support.
943. Chat-Nachrichten bearbeiten.
944. Reklamationen bearbeiten (Austausch/Gutschrift).
945. Versandprobleme (Paketverlust) klären.
946. Kundenfeedback sammeln.
947. Google/Facebook Rezensionen beantworten.
948. FAQ aktualisieren.
949. Kundenzufriedenheit (NPS) messen.
950. VIP-Kunden betreuen.
10.4. Produktentwicklung (R&D)
961. Neue Rohkaffees laufend verkosten.
962. Saisonale Blends planen (Weihnachten, Sommer).
963. Röstprofile feinjustieren.
964. Verpackung verbessern (nach Feedback).
966. Preiskalkulation überprüfen (Inflationsanpassung VPI).
967. Wettbewerber überwachen.
968. Teilnahme an Schulungen.
969. Messen besuchen (World of Coffee, Vienna Coffee Festival).
970. Innovationsbox (Ideen sammeln).
10.5. HR Management
971. Dienstplan erstellen.
972. Urlaubsplanung.
973. Mitarbeitergespräche/Feedback.
974. Schulungen halten.
975. Teambuilding.
976. Recruiting (bei Expansion).
977. Dienstverträge anpassen (KV-Erhöhungen).
978. Prämiensystem.
979. Konfliktmanagement.
980. Offboarding (Austritte abwickeln).
10.6. B2B Vertrieb
981. Partner (Cafés/Büros) regelmäßig besuchen.
982. Qualitätskontrolle beim Partner (Maschineneinstellung).
983. Barista-Training für Partner.
984. Bestellungen aufnehmen.
985. Neuheiten vorstellen.
986. Partnerzufriedenheit messen.
987. Verträge erneuern.
988. Forderungsmanagement (Mahnwesen).
989. Marketingunterstützung für Partner.
990. Gemeinsame Events organisieren.
10.7. Abschluss und Analyse (Meilensteine)
991. Monatsabschluss analysieren.
992. Quartals-Strategie-Review.
993. Jahresabschluss (Bilanz).
994. Businessplan vs. Realität (Soll/Ist-Vergleich).
995. Ziele für das nächste Jahr setzen.
996. Erfolge feiern.
997. Aus Fehlern lernen.
998. Erholung (Burnout vermeiden).
999. Kontinuierliche Verbesserung (KVP/Kaizen).
1000. Eine perfekte Tasse Kaffee genießen. ☕